[TÉLÉCHARGER LE DOSSIER DE REPRISE DES PIÈCES]
Tous ces fichiers fonctionnent selon le modèle relationnel standard de la gestion commerciale :
- Fichiers _entetes.xlsx : regroupent les informations générales de la pièce (qui, quand, où, montants globaux).
- Fichiers _lignes.xlsx : détaillent les articles ou prestations vendus sur cette pièce (quoi, quantité, prix unitaire, TVA).
- Clé de liaison indispensable : la colonne Numéro pièce doit être strictement identique entre l'entête et ses lignes correspondantes.
1. Fichiers « Entêtes »
Chaque ligne représente un document unique.
- Colonnes communes à tous les entêtes :
- Numéro pièce : identifiant unique du document (ex. DEV-2026-001, CMD-2026-001, BL-2026-001).
- Date pièce : date d'émission au format date (JJ/MM/AAAA).
- Code client : identifiant du tiers (ex. CLI-0042) qui doit être le même que le numéro indiqué dans la première colonne du tableau « clients »
- Référence : référence interne ou numéro de bon de commande client.
- Code affaire : identifiant du projet global (permet le lien direct avec votre fichier affaires.xlsx).
- Total HT & Total TTC : montants consolidés hors taxes et toutes taxes comprises.
- Colonnes spécifiques selon le type de pièce :
- Devis (devis_entetes.xlsx) : intègre le bloc complet des adresses (Adresse facturation 1/2/3, CP facturation, Ville facturation, Pays facturation, Adresse livraison 1, CP livraison, Ville livraison), ainsi que Descriptif travaux, Total brut HT et Net à payer.
- Commandes (commandes_entetes.xlsx) : inclut Descriptif travaux et Net à payer.
- BL (bl_entetes.xlsx) : inclut Net à payer.
2. Fichiers « Lignes »
Chaque ligne représente un article ou un service rattaché à une pièce. Une même pièce comporte généralement plusieurs lignes.
- Colonnes communes à toutes les lignes :
- Numéro pièce : clé de liaison avec l'entête correspondant.
- Numéro ligne : index séquentiel au sein du document (1, 2, 3...).
- Code article : référence produit ou prestation (ex. ART-0105, MO-ELEC).
- Libellé ligne : désignation de l'article ou de la prestation.
- Code unité : unité de mesure (U, H, M2, KG, FORFAIT).
- Quantité : quantité livrée ou vendue.
- Prix unitaire HT : prix de base unitaire hors taxe.
- Montant HT : résultat du calcul direct :
- Taux TVA : pourcentage de TVA applicable (ex. 20%, 10%, 5.5% ou 0.20).
- Colonnes spécifiques :
- Commentaire ligne (présent dans devis, commandes, bl) : précisions techniques ou descriptif d'exécution.
- Prix unitaire net HT (présent dans devis) : prix unitaire après remise ou conditions particulières.
Règles de gestion et bonnes pratiques de saisie
- Intégrité référentielle :
- Ne créez jamais de ligne sans créer son entête correspondant avec le même Numéro pièce.
- Si un devis DEV-2026-001 comporte 3 lignes, vous devez avoir 1 seule ligne dans devis_entetes.xlsx et 3 lignes dans devis_lignes.xlsx avec Numéro pièce = DEV-2026-001.
- Liaison avec les affaires :
- Renseignez systématiquement le champ Code affaire pour relier l'ensemble de la chaîne commerciale (devis, commande, BL, acompte, avoir) au même projet de votre base affaires.xlsx.
- Cohérence des montants :
- La somme des Montant HT de vos fichiers de lignes doit concorder avec le champ Total HT de l'entête correspondant.