Dossier tiers
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Pour configurer correctement vos données commerciales et vos contacts dans Altagem, vous disposez de 5 fichiers complémentaires. Afin d'éviter toute erreur d'importation, certaines colonnes doivent impérativement contenir des valeurs strictement identiques d'un fichier à l'autre.
Remarque sur la comptabilité : Les colonnes Compte comptable présentes dans clients.xlsx et fournisseurs.xlsx servent uniquement à indiquer les numéros de comptes définis en amont avec votre comptable (ex. 411DUPONT, 401000, etc.) que l’on retrouve aussi dans le dossier PARAMETRAGE.
- Ordre de remplissage recommandé
Afin d'éviter de saisir des codes inexistants dans les fichiers principaux, remplissez-les dans cet ordre :
1. familles_clients.xlsx ───> 3. clients.xlsx ───> 4. contacts.xlsx
2. familles_fournisseurs.csv ──> 5. fournisseurs.xlsx
2.Tutoriel de remplissage pas à pas
Étape 1 : Créer les familles
Commencez par classifier vos type de tiers pour créer vos catégories.
1. familles_clients.xlsx
Renseignez les différentes catégories de clients (ex. Professionnels, Particuliers, Collectivités, Copro, Syndic…) :
- Code famille tiers : Identifiant court sans espace ni accent (ex. PRO, PART, COLLECT).
- Libellé : Nom complet de la famille (ex. Clients Professionnels, Particuliers).
2. familles_fournisseurs.csv
Renseignez la segmentation de vos fournisseurs (ex. Sous-traitants, Pépinières, Outillage) :
- Code famille tiers : Identifiant court (ex. SOUS_TRAIT, PEP, OUTIL).
- Libellé : Nom de la famille fournisseur.
Étape 2 : Remplir la base clients (clients.xlsx)
Ce fichier rassemble l'identité, la classification et l'ensemble des adresses de vos clients.
- Code client : Attribuez un code unique à chaque client (ex. CLI0001 ou CL-DUPONT), si vous n’indiquez rien le système implémentera son code par défaut TI1, TI2…
- Type & Civilité : Saisissez Société ou Individu (particulier).
- Raison Social / Nom / Prénom :
- Pour une entreprise : indiquez la Raison Social, le Siren / Siret et la TVA intracom (si vous les avez)
- Pour un particulier : renseignez Nom et Prénom.
- Code famille : Indiquez le code exact créé dans la colonne Code famille tiers du fichier familles_clients.xlsx.
- Compte comptable : Saisissez le numéro de compte collectif ou individuel défini avec votre comptable (ex. 411000 ou 411DUP) en cohérence avec les comptes comptables indiqués dans le dossier PARAMETRAGE
- Blocs d'adresses :
- Renseignez au minimum l'adresse principale (Contact).
- Si les adresses de Livraison, Facturation et Envoi Facturation sont identiques, dupliquez les données dans les colonnes prévues.
Étape 3 : Rattaché les interlocuteurs (contacts.xlsx)
Ce fichier répertorie les contacts secondaires rattachés à une fiche client (ex. le responsable de site ou le service comptabilité d'un client entreprise).
- Code client : Indiquez la valeur exacte du Code client présent dans le fichier clients.xlsx.
- Civilité, Nom, Prénom : Identité de l'interlocuteur.
- Téléphone fixe, Téléphone portable, E-mail : Coordonnées directes du contact.
Vous pouvez ajouter autant de lignes que nécessaire dans contacts.xlsx avec le même Code client si ce client possède plusieurs interlocuteurs.
Étape 4 : Remplir la base fournisseurs (fournisseurs.xlsx)
- Code fournisseur : Attribuez un identifiant unique (ex. FOUR001 ou FO-PEXI).
- Nom : Raison sociale ou nom du fournisseur.
- Code famille : Indiquez le code exact créé dans la colonne Code famille tiers du fichier familles_fournisseurs.csv.
- Compte comptable : Indiquez le compte comptable associé (ex. 401000 ou 401PEXI) en cohérence avec les comptes comptables indiqués dans le dossier PARAMETRAGE
- Coordonnées & Adresse : Renseignez le téléphone, l'email, la rue (Adresse 1), le code postal et la ville.