La reprise de vos données

Vous faites maintenant partie des utilisateurs Altagem, merci pour votre confiance.

Afin qu’Altagem soit rapidement opérationnel dans votre entreprise nous allons intégrer vos données. 5 Tableaux de reprise sont disponibles dans cet article.

TÉLÉCHARGER LE TABLEAU EXCEL DE REPRISE DU CARNET DE COMMANDES

TÉLÉCHARGER LE TABLEAU EXCEL DE REPRISE DU CAHIER DES CHARGES

TÉLÉCHARGER LE TABLEAU EXCEL DE REPRISE DES SALARIES

TÉLÉCHARGER LE TABLEAU EXCEL DE REPRISE DES VEHICULES ET MATERIELS

TÉLÉCHARGER LE TABLEAU EXCEL DE REPRISE PHYTOSANITAIRE

Tableau 1 : reprise du carnet de commandes

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C’est le tableau récapitulatif de toutes vos affaires validées, il sera retranscrit de cette manière dans Altagem

Dans Altagem une affaire porte un nom et relie 3 éléments : 1 client, 1 chantier et  1 cahier des charges.

Le fichier excel permet de reprendre les données concernant vos affaires, vos clients et vos chantiers

Les affaires :

Les champs obligatoires

• Contrat ou Travaux

Les contrats sont des affaires pour lesquelles il y a de la récurrence, vous allez être amené à intervenir plusieurs fois tout au long de l’année.

Les travaux sont eux ponctuels, une fois la prestation terminée on ne revient plus.

Dans Altagem vous pourrez organiser vos affaires en différentes catégories de votre choix (exemple dans la capture ci dessus : Entretien, Création, SAP…).

• Référence

C’est le numéro d’affaire ou le numéro de devis. Cette colonne n’est pas réellement indispensable car Altagem peut générer des références mais pour simplifier le recoupement des informations entre vos différentes solutions nous vous invitons à reprendre le numéro devis/facture lié.

• Nom

C’est souvent le nom du chantier qui est repris, il peut être personnalisé pour apporter des informations complémentaires et simplifier vos recherches.

Exemple : Lucette Belo Formule sérénité, Lucette Belo Clôture …

Les champs facultatifs (grisés)

• Commentaire

C’est un commentaire permanent qui sera transmis à l’équipe à chaque fois qu’une intervention est planifiée pour cette affaire.

Exemple : Clé 206, prendre le BIP, appeler le client avant de passer, les parties extérieures sont inclues…

• Montant HT

C’est la valeur totale de la main d’œuvre hors taxe, cette donnée va permettre au logiciel de vous calculer votre recette horaire.

Cette donnée n’est pas visible coté terrain / mobile.

• Nombre d’heures vendues

Cette donnée sert également à calculer vos recettes horaires.

 

Les Clients :

Le client est votre donneur d’ordre

Les champs obligatoires

• Nom, Prénom

A compléter uniquement pour les particuliers, si vous avez des difficultés dans la reprises des données vous pouvez mettre le nom et le prénom dans la colonne Nom.

• Raison sociale

A compléter uniquement pour les professionnels : entreprises, syndics, communes…

Les champs facultatifs (grisés)

• Adresse, Téléphone, Email

le téléphone et l’email sont importants, pour cet exemple ils ne sont volontairement pas complétés car ces informations vont être reprises via le Tableau 3 : Altagem reprise contacts

Les chantiers :

Le chantier est le lieu physique d’intervention.

Les champs obligatoires

• Nom

C’est le nom que vous utilisez en planification, pour les particuliers c’est souvent le nom du client qui est repris, pour les professionnels, c’est le nom de l’enseigne, de la copropriété ou simplement l’adresse.

• Adresse

C’est les coordonnées du lieu d’intervention.

Les champs facultatifs (grisés)

• Commentaire

informations d’accès type digicode.

 

Grace à ce tableau, l’affaire à put être intégrée dans Altagem, toutes les données sont récapitulées sur la fiche signalétique de chaque affaire.

Tableau 2 : Altagem reprise cahiers des charges

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Ce tableau est principalement destiné aux contrats d’entretien. Dans la mesure du possible vous pouvez saisir un cahier des charges détaillé comme dans l’exemple ci-dessous. Vous pouvez également saisir simplement « Entretien des espaces verts » et une fréquence de passages par mois. Ces opérations sont également possibles directement dans Altagem sans passer par une reprise Excel.

Ces données ont pour but d’assister la planification et d’améliorer la visibilité sur le suivi des affaires

 

Les champs obligatoires

• Référence

C’est la référence du contrat. Il faut que la référence soit la même que celle du Tableau 1 : Altagem reprise carnet de commandes, la référence de votre devis/facture.

• Libellé

C’est la liste des prestations vendues, dans cet exemple le cahier des charges est détaillé, il aurait également  n’être constitué que d’une seule prestation « Entretien des espaces verts »

C’est la liste des prestations que vous allez planifier, c’est également celles qui apparaitront sur les rapports à destination des clients (facultatif).

Les champs facultatifs

• Début d’exercice

Les exercices durent 1 an et sont renouvelables, par défaut la date de début d’exercice est le 01/01 de l’année en cours. vous pouvez modifier cette date en saisissant un mois dans cette case.

Exemples de format attendu : Mars, 01/03, 01/01/2023

• Commentaire

Information complémentaire sur la prestation uniquement à destination de vos techniciens.

Exemple : nombre de faces et hauteur pour une prestation de « Taille de haies »

• Tps prévu

C’est le temps prévu pour une prestation pour un passage.

• Mois 1

C’est par défaut le mois de janvier, sinon c’est le mois renseigné dans la colonne Début d’exercice

Dans chaque case renseigner le nombre de fois que la prestation est prévue par mois.

Lorsqu’il n’y a pas de passage, laisser la case vide.

Le cahier des charges dans Altagem :

 

Si vous rencontrez des difficultés pour remplir ce tableau, rapprochez vous de nous par mail : support@altagem.com.

Tableau 3 : Altagem reprise des contacts

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Il y a deux types de contacts dans Altagem, les contacts clients et les contacts chantiers.

Les contacts clients sont vos donneurs d’ordre, les contacts chantiers sont les personnes présentes sur le lieu d’intervention, vous pouvez les intégrer à Altagem afin d’améliorer la communication avec vos clients.

Il faut remplir la colonne Client OU la colonne Chantier pour que le contact soit correctement associé.

Téléphone : important si vous souhaitez le mettre à disposition de vos techniciens.

Email : important pour informer les clients des passages et leur faire parvenir des rapports d’intervention.

Les contacts dans Altagem :

Tableau 4 : Altagem reprise salariés

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Seuls les effectifs terrains ont besoin d’être renseigné

Les champs obligatoires

• Nom

• Prénom

Les champs facultatifs (grisés)

• Email

Nécessaire pour envoyer les éléments variables de paie lorsque l’option préfiche de paie a été choisi

• Date de naissance

Permet d’avoir une notification le jour J

• Date de fin de contrat

Permet d’être informé par une notification de la fin prochaine d’un contrat et de retirer un salarié des effectifs

Les salariés dans Altagem :

Tableau 5 : Altagem reprise véhicules et matériels

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• Les véhicules

Enregistrer les véhicules dans Altagem permet d’avoir un suivi d’utilisation, de partager avec les utilisateurs des documents (carte grise, attestation d’assurance, ct…).

• Les matériels

Tous les matériels n’ont pas forcement leur place dans Altagem, principalement ceux pour lesquels vous avez un besoin de traçabilité (suivi, entretien ,coût…).

A chaque intervention les utilisateurs de l’application pourront vous remonter le matériel utilisé et d’autres informations telles que le temps d’utilisation, des opération techniques…

En fonction de la quantité de matériels enregistrée, il faut créer une ou plusieurs catégories pour que la recherche soit le plus fluide possible côté terrain.

 

Les véhicules et le matériel dans Atagem :