Reprise de données Gestion Commerciale

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Afin qu’Altagem soit rapidement opérationnel dans votre entreprise, nous allons intégrer vos données. Pour structurer au mieux cette intégration, 5 dossiers de reprise sont à votre disposition. Chacun de ces dossiers (ou fichiers Excel) contient plusieurs tableaux (onglets) permettant de catégoriser finement vos informations.

[TÉLÉCHARGER LE DOSSIER DE REPRISE DES PARAMÈTRES]

[TÉLÉCHARGER LE DOSSIER DE REPRISE DES TIERS]

[TÉLÉCHARGER LE DOSSIER DE REPRISE DES PRODUITS]

[TÉLÉCHARGER LE DOSSIER DE REPRISE DES AFFAIRES]

[TÉLÉCHARGER LE DOSSIER DE REPRISE DES PIÈCES]

Dossier 1 : La reprise des paramètres

Ce dossier est le socle de votre outil. Il regroupe l'ensemble des éléments de configuration qui seront appelés par la suite dans tous vos autres fichiers. Ses différents tableaux vous permettent de paramétrer vos listes de base, onglet par onglet :

Les tableaux de configuration générale : Vous y retrouverez vos taux de TVA, vos unités de mesure (heures, forfaits, unités) et vos modes de règlement.
Les tableaux de classification : Ils vous permettent de créer vos familles et sous-familles d'articles pour organiser votre futur catalogue.
Les champs obligatoires : Pour chaque tableau, un "Code" unique (ex: TVA20) et un "Libellé" (ex: TVA 20%) sont indispensables.

Dossier 2 : La reprise des tiers

Ce dossier permet d'importer l'ensemble de vos contacts commerciaux. Afin de gérer les structures complexes de vos clients, il est découpé en plusieurs tableaux :

Le tableau principal (Les Tiers) : C'est ici que vous renseignez la raison sociale, le code client/fournisseur, le numéro de SIRET et les coordonnées par défaut de l'entreprise.
Le tableau des Adresses : Un client peut avoir plusieurs adresses. Ce tableau vous permet de lier à un même Tiers une adresse de facturation et plusieurs adresses de livraison/chantier distinctes.
Le tableau des Contacts : Idéal pour renseigner les interlocuteurs physiques (nom, prénom, ligne directe, email) rattachés à chaque entreprise.

Dossier 3 : La reprise des produits

C'est ici que vous référencez l'intégralité de votre catalogue. Les différents tableaux de ce dossier servent à bien séparer la nature de ce que vous vendez ou achetez :

Le tableau des Articles / Prestations : La liste de vos produits, services et main-d'œuvre avec leur référence unique, leur désignation et leur code TVA.
Le tableau des Tarifs : Vous permet de dissocier les prix d'achat fournisseurs des prix de vente, et de gérer d'éventuels tarifs spécifiques.
Le tableau des Stocks : Si vous souhaitez qu'Altagem gère votre inventaire dès le démarrage, c'est dans ce tableau que vous indiquerez vos quantités initiales par entrepôt.

Dossier 4 : La reprise des affaires

Ce dossier récapitule vos projets, chantiers ou dossiers en cours. Dans Altagem, une affaire relie un client, un chantier et éventuellement un contrat. Ses tableaux sont structurés ainsi :

Le tableau des Affaires : Le récapitulatif de vos dossiers (ex: Dupont - Rénovation toiture), liés obligatoirement au code d'un client renseigné dans le Dossier 2.
Le tableau des Chantiers / Lieux d'intervention : Permet de préciser les spécificités géographiques de l'affaire.
Le tableau des Contrats / Cahiers des charges (selon votre activité) : Pour lister les interventions récurrentes (fréquence de passage, temps prévu) liées à l'affaire.

Dossier 5 : La reprise des pièces (Documents commerciaux)

C'est le dossier le plus complet, car il fait appel aux données des 4 dossiers précédents. Ses tableaux permettent de reconstruire avec précision vos devis, commandes ou factures en cours :

Le tableau des En-têtes de pièces : Il définit le document dans sa globalité (Numéro de facture, Date, Code Client, État d'avancement).
Le tableau des Lignes de pièces : C'est le contenu détaillé du document. Pour chaque numéro de facture ou de devis, vous y listez les références des produits vendus (issues du Dossier 3), les quantités et les remises éventuelles.

💡 Les règles d'or pour remplir vos dossiers

Respectez la structure : Ne modifiez jamais la première ligne des tableaux (les en-têtes de colonnes), notre système s'en sert pour lire vos données.
L'importance des Codes : Le lien entre les différents tableaux et dossiers se fait via les codes uniques (Code Tiers, Code Article, Code TVA). Assurez-vous d'utiliser une codification stricte et identique d'un fichier à l'autre.
Vérifiez le format des données : Saisissez vos dates au format standard (JJ/MM/AAAA) et n'ajoutez pas le symbole monétaire (€) dans les cellules de prix.

Si vous rencontrez des difficultés pour croiser vos données entre les différents tableaux ou qu'une colonne vous semble obscure, rapprochez-vous de nous par mail : support@altagem.com.